會(huì)議策劃需要注意的問題有哪些？

為保證會(huì)議的成功，會(huì)前必須做好充分的準(zhǔn)備：會(huì)議順利與否，關(guān)鍵在于會(huì)前的精心策劃。會(huì)議的準(zhǔn)備工作一般包括會(huì)議的發(fā)起、會(huì)議召開的時(shí)間和地點(diǎn)的選擇、會(huì)議的邀請(qǐng)，以及會(huì)議議程的擬定、會(huì)議文件的準(zhǔn)備和有關(guān)的技術(shù)性問題，周密的準(zhǔn)備工作可為會(huì)議的成功奠定良好的基礎(chǔ)。那么會(huì)議策劃需要注意的問題有哪些？

會(huì)議策劃需要注意的問題：會(huì)議策劃一、及早動(dòng)手。通常一個(gè)大型國(guó)際會(huì)議的構(gòu)思、醞釀和策劃一年前就要開始。策劃是個(gè)漸進(jìn)的過程。在構(gòu)思和醞釀階段中，策劃的雛形實(shí)際上也在形成，只是待籌備進(jìn)行到一定階段時(shí)，人們要求看到工作設(shè)想和實(shí)施方案，正式的策劃才破繭而出。經(jīng)驗(yàn)表明，策劃宜早不宜遲，原因是需留出討論、修改和審批的充分時(shí)間。

會(huì)議策劃二、全面考慮。國(guó)際會(huì)議的準(zhǔn)備工作涉及方方面面，需考慮周詳，避免因一時(shí)疏漏在將來造成損失。如會(huì)議主題選擇不當(dāng)就可能使會(huì)議談不起來；如時(shí)間選擇不當(dāng)，正值寒冬或酷暑，就會(huì)使與會(huì)者叫苦不迭；如會(huì)場(chǎng)未選合適，會(huì)議服務(wù)跟不上來，就會(huì)使會(huì)議陷于停頓。智者千慮必有一失，雖不應(yīng)對(duì)策劃者求全責(zé)備，但策劃者也決不能因此而放松努力。特別要抓緊關(guān)鍵環(huán)節(jié)，避免出現(xiàn)大的閃失。

會(huì)議策劃三、訂出落實(shí)的時(shí)間表。為了保證策劃能按時(shí)實(shí)施，必須訂出各階段任務(wù)的具體落實(shí)時(shí)間表。這一時(shí)間表是督促檢查的依據(jù)，也是掌握進(jìn)度，調(diào)整快慢的準(zhǔn)繩。

經(jīng)驗(yàn)證明，掌握以下兩個(gè)環(huán)節(jié)是關(guān)鍵：（一）會(huì)議請(qǐng)柬發(fā)出的時(shí)間；（二）代表抵達(dá)和簽到的時(shí)間。會(huì)議請(qǐng)柬的發(fā)出是會(huì)議前期準(zhǔn)備完成的重要標(biāo)志。很難設(shè)想在會(huì)議名稱、主題、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)范圍及經(jīng)費(fèi)確定和落實(shí)之前，就發(fā)出請(qǐng)柬。代表的順利抵達(dá)和簽到則是會(huì)前準(zhǔn)備已經(jīng)全部就緒，會(huì)議即將開始實(shí)質(zhì)性活動(dòng)的另一重要標(biāo)志。因此，如能科學(xué)地確定發(fā)出請(qǐng)柬和代表報(bào)到的時(shí)間，并認(rèn)真予以執(zhí)行，其他準(zhǔn)備工作便可一一帶動(dòng)。

會(huì)議策劃四、借助他山之石。對(duì)于我們?cè)S多人來說，國(guó)際會(huì)議還是一個(gè)相對(duì)的新事物。我們的知識(shí)有限，經(jīng)驗(yàn)不足，應(yīng)當(dāng)求助于國(guó)內(nèi)外的先行者，汲取他們的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，結(jié)合本行業(yè)、本部門、本會(huì)議的特點(diǎn)，加以具體策劃。別人的總結(jié)、規(guī)劃、報(bào)告都有參考價(jià)值，可以借來一閱。有時(shí)，與君一席談勝讀十年書,也不妨一試。　

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