會展及會議活動小常識

作者：慶典演出活動會議公司 01-18來源：hsxjx.com

會展及會議活動小常識

隨著時代的變遷，越來越多的企業(yè)開始對會展及會議活動有了更加準(zhǔn)確的要求，一次會議及會展承擔(dān)的也遠遠不再是溝通等基本要求，更多的企業(yè)希望能充分挖掘內(nèi)在的價值，所以如何成功的策劃一場會展或會議活動就成了一個不容忽視的問題。一場好的會展或會議策劃首先要確定的就是開幕時間會議的開幕式可以安排在會議正式開始前一天的晚上，也可以安排在會議正式開始的第一天上午。國際會議開幕式的時間安排也不盡相同，通常是由東道國來決定。

如國際自控聯(lián)合會的會議，第十三屆在美國舉辦時的開幕式就是安排在會議正式開始前一天的晚，而第十四屆在我國舉辦時是安排在會議正式開始的第一天上午。其次就是開幕式地點開幕式的地點基本決定于會議代表的人數(shù)。在舉辦千人甚至上萬人的大型會議時，一般很難尋找到合適的會場。就成都的現(xiàn)狀而言，舉辦大型會議最多的成都國際會議中心的1號會議廳總共可容納人，若會議規(guī)模超過2，人，一種方式是將開幕式改到人民大會堂，這需要安排交通車和增加會議的開支;另一種就是采用主會場和分會場并用;主會場舉辦開幕式，分會場可采用大屏幕進行現(xiàn)場轉(zhuǎn)播。年在成都國際會議中心舉辦第二十三屆國際兒科會議的開幕式時，將近名代表參加，會議組織者在1號會議廳舉辦開幕式，在可容納6，人的2號會議廳和可容納1，人的號會議廳作為兩個分會場用多媒體進行大屏幕的現(xiàn)場轉(zhuǎn)播，效果很好。另外開幕式會場布置也十分重要通常會議開幕式的會場布置比較簡單，形式也基本相同，包括主席臺的布置和會議代表席的布置。(1)背景板和橫幅會場的標(biāo)志物是背景板或橫幅。有的會議既有背景板也有橫幅;有的會議二者取一，這沒有慣例，完全由組織委員會商定。

背景板是最近十幾年流行起來的，大多數(shù)的會議都會選用這種方式。主席臺的背景為幕布，背景板放置于背景中央。能夠舉辦大型會議的會場都有固定尺寸的背景板，會議只要按照這個尺寸制作即可。背景板由三部分內(nèi)容組成：一是會議的會徽和有關(guān)組織的徽章;二是會議的(中、英文)名稱、縮寫和會議舉辦時間和地點;三是會議的主辦單位。背景板的設(shè)計要簡潔、色彩明快、主色調(diào)應(yīng)與各輪通知書封皮的主色調(diào)相同。在會議舉辦期間，電視報道會議時，背景板的畫面是很顯眼的。許多會議代表也經(jīng)常會選擇以會議背景板作為背景照相留念的。橫幅的制作相對簡單，橫幅布的顏色選用以紅色居多，有些會議也選用其他顏色，如綠色。為了醒目，橫幅上的字一般均采用白色。字的內(nèi)容是會議的(中、英文)名稱。若是選用中、英文名稱、一般的設(shè)計是采用中文在上，英文在下的方式。2)主席臺主席臺根據(jù)不同會議的要求，有各種各樣的布置方式。最常用的是在主席臺的中央正前方擺設(shè)一長條桌，長度根據(jù)開幕式時上主席臺的人數(shù)而定。長條桌上擺放桌簽、鮮花、茶杯或礦泉水、會議專用的紙和筆。會議主持人一般在長條桌的一側(cè)，他的座位處擺放臺式麥克風(fēng)。長條桌后側(cè)擺放椅子，長條桌的前側(cè)擺放花草。目前，桌簽的制作方法非常簡單，是將坐在主席臺的人員姓名用計算機打印在紙上，插入有機玻璃制作的標(biāo)準(zhǔn)桌簽殼中即可。人名的用法有下列幾種方式：國內(nèi)會議全部用中文，國際會議可以全部用英文，也可以中國人用中文、外國人用英文，還可以全部用中、英文，中文在上，英文在下。主席臺右側(cè)擺放講臺1個，講臺上擺放1個臺式麥克風(fēng)、臺燈和鮮花。

對會議感興趣的新聞記者都會前來參加會議的開幕式，有影響力的會議經(jīng)常會有上百名記者現(xiàn)場采訪。會議組織者應(yīng)該在會場附近設(shè)立記者接待站。記者在這里可以領(lǐng)取記者證、新聞報道稿和其他有關(guān)的會議材料。記者的工作性質(zhì)使得他們喜好四處走動并進行拍攝，試想如有上百名記者在會場走來走去，會議將無法正常進行。在成都地區(qū)，除了中央電視臺、新華社等有數(shù)幾家新聞單位發(fā)給特殊的證件可以在會場進行走動采訪，其他的記者只能在規(guī)定的記者席就坐。開幕式結(jié)束后，所有記者就都可以自由采訪了。安全保衛(wèi)工作在開幕式中也是非常重要的，特別是如有政府領(lǐng)導(dǎo)人參加開幕式。會場布置結(jié)束后，公安人員和負(fù)責(zé)會議保衛(wèi)的工作人員對會場要進行認(rèn)真的安全檢查，排除任何可能的安全隱患。安全檢查結(jié)束后，開幕式的會場應(yīng)該采取封閉措施，人員不得隨意進出。會場應(yīng)設(shè)有為政府領(lǐng)導(dǎo)人使用的專用通道，以免造成圍觀的局面。在舉辦開幕式的大會場人口安排工作人員和安保人員，所有進入的人員要求憑胸卡或開幕式的請柬入場。對于開幕式可能出現(xiàn)的其他敏感問題，有關(guān)部門會采取預(yù)防措施，會議組織者只要積極配合就可以了。

會議開幕式若在代表下榻的賓館或附近的會議中心舉行，交通的安排主要是為了參加開幕式的貴賓。會前會議組織者要和當(dāng)?shù)氐慕煌ü芾聿块T制定行車路線，印制參加會議開幕式的特殊車證，并要發(fā)給相關(guān)的人員。由于一般會議的開幕式都是在上午的9點鐘左右。一場好的會議或會展活動需要大量精細的布置及策劃而會議中的每個細節(jié)則直接關(guān)系到整個活動的成敗與否。

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