會議活動公司承辦會議的組織流程

作者：慶典演出活動會議公司 09-12來源：hsxjx.com

一個大型的會議活動不跟在辦公室開會那么簡單，這種會議的召開需要引起行業(yè)的關(guān)注，它需要很長的時間去準備、策劃，而這種會議活動需要交給專門的會務(wù)活動公司來承辦，其中所涉及到的流程也不那么簡單，今天我們來分享一下會議活動公司在承辦會議活動的一些組織流程。 1、所要明確的流程
在會務(wù)活動公司承辦會議的時候首先要明確會議活動的背景及目的是什么。了解活動的主題及時間和地點、人員情況、參加的具體人數(shù)及內(nèi)容，這樣才可以準備相關(guān)材料和數(shù)量。
會務(wù)公司要成立專門的會務(wù)小組，明確領(lǐng)導(dǎo)、成員，制定準備及工作部署。

2、注意細節(jié)問題
承辦單位要根據(jù)會議制定議程，制訂會議的預(yù)算，及時申請會務(wù)費用及清單。確定會議的議程、落實與會人員、明確具體的參加地點情況、安排參會人員的住宿及飲食、安排會議使用的車輛，制訂安全預(yù)案，把形成的會務(wù)指南經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)確認印刷、下發(fā)。發(fā)布會議通知，其就是：會議時間地點，及時提交會議材料及要求，通知參會人員。隨后就是確定發(fā)言人及選擇的標準，要求具有演講能力的人員主持、其具有影響力，受到普遍尊重的及經(jīng)歷豐富的人士。在會議前期，承辦單位要確定時間預(yù)演，杜絕時間不夠及提前結(jié)束現(xiàn)象的發(fā)生。

3、會務(wù)活動公司前期的宣傳
會務(wù)公司要確定會議的背景圖，打出橫幅，制定參會證，擺上桌簽，制定路引，制定活動現(xiàn)場的路線圖，保證樣式、內(nèi)容的合理。及時檢查宣傳材料是否到位，包括橫幅及路引河桌簽等。

總之，會務(wù)活動公司在承接會議的時候要注重細節(jié)問題，杜絕紕漏的發(fā)生，這樣是對客戶負責，也是對自己負責。

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