會(huì)議活動(dòng)策劃有何基本要素

會(huì)議活動(dòng)策劃有何基本要素

一、主辦者

會(huì)議的主辦者是會(huì)議活動(dòng)的具體組織者，其任務(wù)主要是根據(jù)會(huì)議的目標(biāo)和規(guī)則制定具體的會(huì)議方案并加以實(shí)施，為會(huì)議活動(dòng)提供必要的場(chǎng)所、設(shè)施和服務(wù)，確保會(huì)議正常進(jìn)行。活動(dòng)策劃公司提出要保證會(huì)議活動(dòng)的組織性和有序性，主辦者是不可缺少的。

會(huì)議的主辦一般有以下幾種情況：

1.由負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)和管理職權(quán)的機(jī)關(guān)主辦

在一個(gè)管理系統(tǒng)之內(nèi)，負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)和管理職權(quán)的機(jī)關(guān)往往需要通過(guò)會(huì)議的方式，宣布決定、傳達(dá)指示、通報(bào)情況、布置工作、聽(tīng)取意見(jiàn)，這時(shí)，會(huì)議的主辦者一般稱(chēng)為會(huì)議召集者，同與會(huì)者之間具有上下級(jí)關(guān)系或管理上相對(duì)關(guān)系。

2.由會(huì)議活動(dòng)的發(fā)起者主辦一些協(xié)作性、交流性的會(huì)議，主辦者常常由會(huì)議活動(dòng)的發(fā)起者擔(dān)任。比如國(guó)際性的學(xué)術(shù)會(huì)議，就是由一個(gè)組織發(fā)起并主辦，或由幾個(gè)組織聯(lián)合發(fā)起并共同主辦的。

3.由一個(gè)組織的成員體輪流主辦

很多合作性和學(xué)術(shù)性組織都有召開(kāi)經(jīng)常性會(huì)議或例會(huì)（如年會(huì))的制度，每一個(gè)成員單位（包括國(guó)家、地區(qū)或非政府組織）都有主辦會(huì)議的權(quán)利和義務(wù)，輪流主辦會(huì)議可以使每一個(gè)成員單位的權(quán)利與義務(wù)達(dá)到平衡。

4.通過(guò)一定的申辦程序確定由誰(shuí)主辦

活動(dòng)策劃公司提出一些重大的會(huì)議活動(dòng)，由于具有一定的政治、經(jīng)濟(jì)等方面的影響，同時(shí)也為了提高會(huì)議的質(zhì)量，于是采取申辦競(jìng)爭(zhēng)程序來(lái)確定主辦者。如一些跨地區(qū)、跨國(guó)家的國(guó)際會(huì)議就規(guī)定由會(huì)員國(guó)提出主辦會(huì)議的申請(qǐng)，經(jīng)有關(guān)機(jī)構(gòu)審查并通過(guò)表決來(lái)決定主辦者。申辦程序和條件一般要在會(huì)議規(guī)則中加以明確。

活動(dòng)策劃公司提出主辦者要素常常與下列術(shù)語(yǔ)相關(guān)：

【發(fā)起者】會(huì)議的發(fā)起者是指最早倡議并參與組織會(huì)議活動(dòng)的單位或個(gè)人，因此，發(fā)起者往往也是會(huì)議的主辦者。如果該會(huì)議后來(lái)成為相對(duì)固定的組織，則往往將會(huì)議的發(fā)起者稱(chēng)之為這一組織的創(chuàng)始人。

【承辦者】即具體落實(shí)會(huì)議組織任務(wù)的機(jī)構(gòu)或個(gè)人。一般情況下，會(huì)議的主辦者即承辦者，有時(shí)也有所區(qū)分D如2001年APEC會(huì)議的主辦者是中國(guó)，但具體承辦者則是中國(guó)上海。承辦者對(duì)主辦者負(fù)責(zé)。

【東道主】即會(huì)議活動(dòng)舉行地的主人。東道主可以是一個(gè)國(guó)家、一個(gè)地區(qū)、一個(gè)組織，也可以是某個(gè)人，其任務(wù)主要是提供會(huì)議活動(dòng)場(chǎng)所和設(shè)施，負(fù)責(zé)會(huì)議活動(dòng)的接待。會(huì)議活動(dòng)如果是在主辦者所在地舉行,則主辦者同時(shí)又是東道主;會(huì)議活動(dòng)除了主辦者外，還有承辦者的，則承辦者為東道主。

二、與會(huì)者

與會(huì)者即參加會(huì)議的對(duì)象，通常又稱(chēng)為會(huì)議成員。與會(huì)者是會(huì)議活動(dòng)的主體，因而是會(huì)議活動(dòng)成功與否的重要因素。與會(huì)者的數(shù)量是決定會(huì)議規(guī)模的主要因素，與會(huì)的人數(shù)越多，會(huì)議的規(guī)模越大。會(huì)議成員一般可分成四種資格，資格不同，其在會(huì)議中的權(quán)利和義務(wù)也不同。

1,正式成員

即具有正式資格、有表決權(quán)、選舉權(quán)和發(fā)言權(quán)的會(huì)議成員，也是會(huì)議活動(dòng)的主要成員。法定性會(huì)議的正式成員參加會(huì)議的權(quán)利受法律、法規(guī)和有關(guān)議事規(guī)則的保障，同時(shí)正式成員也必須履行相關(guān)的義務(wù)。

2,列席成員

即不具有正式資格、有一定的發(fā)言權(quán)、但無(wú)表決權(quán)和選舉權(quán)的會(huì)議成員。是否需要列席成員參加會(huì)議，哪些對(duì)象應(yīng)當(dāng)作為列席成員，列席成員參加會(huì)議中的哪些活動(dòng)，由會(huì)議的組織者根據(jù)會(huì)議內(nèi)容的實(shí)際需要來(lái)確定。列席成員的人數(shù)一般不超過(guò)正式成員。

3.特邀成員

即由會(huì)議的主辦者根據(jù)會(huì)議的需要而專(zhuān)門(mén)邀請(qǐng)的成員，如上級(jí)機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人、來(lái)賓、報(bào)告人等等。這類(lèi)成員的地位較特殊，其在會(huì)議中的權(quán)利和義務(wù)可由會(huì)議主辦者或會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)來(lái)確定。

4.旁聽(tīng)成員

即受邀請(qǐng)參加會(huì)議，但不具有正式資格，既無(wú)表決權(quán)，也無(wú)發(fā)言權(quán)的會(huì)議成員。旁聽(tīng)成員一般坐在規(guī)定的旁聽(tīng)席上。如有些公開(kāi)性的會(huì)議允許記者、市民或組織內(nèi)部的其他成員旁聽(tīng)。

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