企業(yè)晚宴活動(dòng)策劃中需要注意哪些事項(xiàng)？

作者：慶典演出活動(dòng)會(huì)議公司 08-23來源：hsxjx.com

晚宴晚會(huì)的召開本身是一件繁瑣復(fù)雜的事情，會(huì)前需要邀約客戶，找會(huì)議場地，做活動(dòng)策劃流程，迎接參會(huì)者，晚宴晚會(huì)議進(jìn)行時(shí)需要做好會(huì)務(wù)接待服務(wù)，合同簽約等等。然而會(huì)議結(jié)束后，并不代表這次活動(dòng)就算完成了，還有一些事情需要去安排。
1、晚宴晚會(huì)會(huì)議費(fèi)用結(jié)算 在會(huì)議的組織過程中，有多項(xiàng)費(fèi)用需要等到會(huì)議結(jié)束才能進(jìn)行結(jié)算和支付，例如會(huì)議場地的租賃費(fèi)用、設(shè)備租賃費(fèi)用、食宿費(fèi)用、人員勞務(wù)費(fèi)等。在會(huì)議結(jié)束后安排專門的財(cái)會(huì)人員辦理此項(xiàng)工作。結(jié)算會(huì)議費(fèi)用時(shí)應(yīng)當(dāng)做到賬款兩清、準(zhǔn)確無誤，將相關(guān)的票據(jù)、合同和賬目妥善保管，防止混亂和丟失。參會(huì)人員如果需要發(fā)票，可以向其開具正規(guī)的票據(jù)。同時(shí)協(xié)助酒店辦理參會(huì)人員的退房手續(xù)。 2、晚宴晚會(huì)送別參會(huì)人員 安排專門的工作人員，在會(huì)場外、賓館門口歡迎參會(huì)人員離開。對(duì)于一般的參會(huì)者，可安排禮儀小姐或他們工作人員送行；對(duì)于身份特殊的參會(huì)者（如上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)），則應(yīng)當(dāng)安排身份對(duì)等的人員送行。送行時(shí)應(yīng)當(dāng)充分注意禮儀，向?qū)Ψ奖憩F(xiàn)出誠摯的惜別之情。 3、晚宴晚會(huì)安排暫留人員 由于各種原因，有部分人員在會(huì)議結(jié)束后暫時(shí)不離開，需要主辦方繼續(xù)做好服務(wù)工作，妥善安排他們的住宿、飲食和出行。暫留人員中有一部分是外地人員，可能會(huì)存在旅游或購物需求，會(huì)議主辦方應(yīng)適當(dāng)給予必要的協(xié)助。暫留人員中還有一部分是會(huì)議工作人員，由于進(jìn)行善后工作而需要繼續(xù)駐留，應(yīng)當(dāng)合理安排費(fèi)用，盡快完成全部工作。 4、晚宴晚會(huì)送站時(shí)間把握 送站服務(wù)和報(bào)到時(shí)不同，會(huì)議結(jié)束后人員離會(huì)往往比較集中，如果是大型會(huì)議在短時(shí)間內(nèi)需要大批車輛送站，因此會(huì)議組織者應(yīng)當(dāng)提前安排足夠的車輛和人員服務(wù)。如果會(huì)場距離機(jī)場、車站較遠(yuǎn)，為了滿足需要可以安排大型客車集中運(yùn)送。送站之前，會(huì)議工作人員可根據(jù)所預(yù)定車票的情況合理分配車輛和運(yùn)力，保證參會(huì)人員能及時(shí)到達(dá)車站或機(jī)場以免延誤行程。

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