深圳會(huì)議活動(dòng)如何高效控制時(shí)間？

把會(huì)開短是真功夫，是會(huì)務(wù)公司和全體與會(huì)人員工作作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力的體現(xiàn)。從會(huì)務(wù)服務(wù)角度來(lái)看，如何控制好會(huì)議時(shí)間，把會(huì)議開得有秩序、有氛圍、有效率，是需要我們認(rèn)真研究總結(jié)的。會(huì)議種類多種多樣，會(huì)議規(guī)模有大有小，對(duì)控制時(shí)間的要求各有不同，只有精益求精地搞好會(huì)務(wù)服務(wù)，才能確保會(huì)議優(yōu)質(zhì)高效。

一、優(yōu)化會(huì)議方案控時(shí)間

會(huì)議方案是組織籌備會(huì)議的總遵循，是從源頭把控會(huì)議時(shí)間的重要依據(jù)。

1、精心設(shè)計(jì)會(huì)議方案

根據(jù)議題的重要性和議題之間的連貫性，科學(xué)合理確定會(huì)議議程，分配議題時(shí)間、明確時(shí)間節(jié)點(diǎn)，保障會(huì)議運(yùn)轉(zhuǎn)高效順暢。

2、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)選定議題

要根據(jù)會(huì)議性質(zhì)和議題輕重緩急，向領(lǐng)導(dǎo)建議較為合適的議題數(shù)量，防止因議題數(shù)量過(guò)多而導(dǎo)致固定時(shí)間內(nèi)討論不充分或會(huì)議時(shí)間被延長(zhǎng)。比如，征求意見座談會(huì)一般應(yīng)一會(huì)一題，研究具體事項(xiàng)的會(huì)議一般應(yīng)控制在五項(xiàng)議題內(nèi)。要與議題承辦部門充分溝通，共同做好上會(huì)議題有關(guān)準(zhǔn)備工作，對(duì)醞釀不成熟、準(zhǔn)備不充分的議題，及時(shí)建議領(lǐng)導(dǎo)推遲上會(huì)。

3、制定重點(diǎn)環(huán)節(jié)分項(xiàng)方案

會(huì)議的重點(diǎn)、復(fù)雜環(huán)節(jié)要準(zhǔn)備細(xì)致，詳細(xì)制定運(yùn)行流程。比如會(huì)中轉(zhuǎn)換議題、頒獎(jiǎng)等，涉及人員轉(zhuǎn)場(chǎng)、會(huì)場(chǎng)布置等，從人員排序站位、移動(dòng)路線，到服務(wù)人員進(jìn)場(chǎng)時(shí)機(jī)、會(huì)場(chǎng)布置方式、所需時(shí)間等各環(huán)節(jié)要事先明確，做到變而有序、快而不亂。

二、做好會(huì)前準(zhǔn)備保時(shí)間

會(huì)務(wù)工作人員要不怕多此一舉，多想一想、多看一看、多練一練。

1、做好會(huì)議演練

會(huì)前演練有利于會(huì)務(wù)工作者發(fā)現(xiàn)問題、查堵漏洞、熟悉流程，是確保會(huì)議流暢運(yùn)轉(zhuǎn)的有效措施。比如有選舉事項(xiàng)的大會(huì)，就需要會(huì)前召集選舉會(huì)議主持人和所有涉及選舉任務(wù)的工作人員舉行演練，特別是對(duì)選票收發(fā)、投票、計(jì)票等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，應(yīng)反復(fù)演練、調(diào)整完善，確定最合理、最高效的運(yùn)行方案，保障選舉順利進(jìn)行。

2、做好材料把關(guān)

要根據(jù)方案嚴(yán)控匯報(bào)、發(fā)言的材料篇幅，會(huì)前嚴(yán)格把關(guān)，并要求發(fā)言時(shí)開門見山、直奔主題；對(duì)需在會(huì)上審議的文件材料，會(huì)前要充分征求有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、部門意見，認(rèn)真修改完善，確保上會(huì)材料質(zhì)量。

3、是做好會(huì)場(chǎng)布置

要制作會(huì)場(chǎng)座位圖，合理安排匯報(bào)人座席，使其盡可能靠近匯報(bào)席。提前檢查匯報(bào)席設(shè)置、名簽順序是否正確，會(huì)議材料是否齊全完整，主持詞、領(lǐng)導(dǎo)講話稿是否預(yù)留等，并確認(rèn)音響、視頻、話筒等是否正常，防止小事上翻船，影響會(huì)議進(jìn)程，拖延會(huì)議時(shí)間。

四是明確會(huì)務(wù)責(zé)任。要細(xì)化會(huì)議籌備任務(wù)分工，明確任務(wù)和責(zé)任人，確保每項(xiàng)工作有人負(fù)責(zé)，特殊情況有人處理。大型會(huì)議更是要與保密、交通、供電等有關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，確保萬(wàn)無(wú)一失。

三、注重會(huì)議引導(dǎo)省時(shí)間

及時(shí)準(zhǔn)確的提醒引導(dǎo)，對(duì)于議題緊湊銜接、節(jié)省會(huì)議時(shí)間十分關(guān)鍵。

1、做好會(huì)前提醒

會(huì)前十分鐘要提醒尚未到會(huì)場(chǎng)的參會(huì)人員，尤其是有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和議題匯報(bào)、發(fā)言人；組織參會(huì)人員進(jìn)場(chǎng)就座，維持良好的會(huì)場(chǎng)秩序，確保會(huì)議準(zhǔn)時(shí)召開。

2、告知會(huì)議進(jìn)程

要準(zhǔn)確告知候會(huì)人員議題轉(zhuǎn)換、入場(chǎng)準(zhǔn)備、注意事項(xiàng)等重要信息，提醒其及時(shí)做好參會(huì)準(zhǔn)備工作，必要時(shí)引領(lǐng)下一議題匯報(bào)人提前進(jìn)場(chǎng)候會(huì)。

3、創(chuàng)新引導(dǎo)手段

要發(fā)揮信息化優(yōu)勢(shì)，強(qiáng)化入場(chǎng)組織、議題銜接等工作的精細(xì)化管理。比如，黨委常委會(huì)會(huì)議一般議題多、列席人員多，易出現(xiàn)入場(chǎng)時(shí)間長(zhǎng)、進(jìn)出秩序亂等銜接不順暢的情況，可使用候會(huì)電子顯示系統(tǒng)，會(huì)務(wù)人員按會(huì)議議程操作電腦，在候會(huì)室、走廊等處顯示、播報(bào)××議題即將開始××議題正在進(jìn)行××單位作好準(zhǔn)備等提示信息，提高效率。

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