大型活動(dòng)策劃過程中要注意的問題

作者：慶典演出活動(dòng)會(huì)議公司 10-31來源：hsxjx.com

大型活動(dòng)不是一定是參與人員數(shù)量越多就叫大型活動(dòng)了，而是參與這個(gè)有組織、有計(jì)劃、有目的活動(dòng)面對(duì)的人群社會(huì)化。而這類大型活動(dòng)一般是為了達(dá)到某些宣傳目的。

在策劃這類的大型活動(dòng)時(shí)，需要確認(rèn)的是活動(dòng)主題、特點(diǎn)、活動(dòng)的目的，然后以此展開策劃，圍繞主題，特點(diǎn)，目的來策劃，但是需要考慮的細(xì)節(jié)方方面面，如天氣因素，人員流動(dòng)等不可控因素。

但是這些不可控因素可以通過現(xiàn)場(chǎng)協(xié)調(diào)來把控，那么在前期策劃這類大型活動(dòng)中，需要注意的問題有哪些呢？

問題一

在前期策劃過程中，都會(huì)根據(jù)活動(dòng)做一些創(chuàng)意，活動(dòng)創(chuàng)意和廣告創(chuàng)意不同，廣告創(chuàng)意可以隨心所欲，越具有創(chuàng)意的廣告策劃方案越受喜愛，而活動(dòng)創(chuàng)意不同，所謂的活動(dòng)創(chuàng)意，就是策劃一些活動(dòng)中的亮點(diǎn)和宣傳點(diǎn)，大部分策劃有很多天馬行空的創(chuàng)意環(huán)節(jié)方案，在這里并不否認(rèn)有些方案極具有創(chuàng)意，但是創(chuàng)意要考慮到兩個(gè)方面：實(shí)際操作性和預(yù)算。大部分創(chuàng)意都很新奇，然而操作難度極大或者說不可能完成，那么這種沒有現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行性的創(chuàng)意只能算是天馬行空的臆想。還有，創(chuàng)意環(huán)節(jié)需要考慮到投入預(yù)算，如果預(yù)算成本超出太多需要壓縮其他方面預(yù)算的話，那么就需要慎重考慮，建議做個(gè)預(yù)算評(píng)估和效益評(píng)估。

問題二

策劃時(shí)切記要圍繞活動(dòng)主題、目的來策劃，一般大型活動(dòng)都會(huì)設(shè)置較多的環(huán)節(jié)，多個(gè)環(huán)節(jié)連接串成一個(gè)完整的活動(dòng)，那么策劃的時(shí)候就需要有計(jì)劃，整個(gè)活動(dòng)主題中心要統(tǒng)一，每個(gè)環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣，每個(gè)環(huán)節(jié)設(shè)置的目的性，是為了宣傳活動(dòng)主題某個(gè)中心點(diǎn)，如果整個(gè)活動(dòng)沒有條理性，讓參與人群感覺這個(gè)活動(dòng)毫無意義，投入大量資源之后沒有達(dá)到預(yù)想中的目的，那這個(gè)策劃方案就是一個(gè)失敗的方案。

還有一些渲染氛圍的環(huán)節(jié)，有些策劃人員為了營造氣氛忽略了活動(dòng)的中心主題，所以要避免多余營造氛圍的環(huán)節(jié)。

問題三

策劃方案時(shí)一定要考慮到實(shí)際操作性，在方案初稿做好時(shí)，最好能先走一遍流程，避免在活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)出現(xiàn)嚴(yán)重漏洞造成不可挽回的損失。

對(duì)于天氣、人流量等不可控因素，要提前做好預(yù)備方案，避免在活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)出現(xiàn)安全問題。

所以一個(gè)策劃人員一定是非常注重細(xì)節(jié)的人，只有在細(xì)節(jié)方面把握好才能保證舉辦活動(dòng)的成功。

如果能注意到以上三個(gè)問題，流暢圍繞主題方案再加上可實(shí)行的創(chuàng)意，那么做一場(chǎng)效應(yīng)轟動(dòng)的活動(dòng)并不難。

大型慶典活動(dòng)策劃要注意哪些問題

1、成立活動(dòng)組

大型慶典活動(dòng)策劃中，需要專門成立幾個(gè)工作小組，明確每一個(gè)人在活動(dòng)中負(fù)責(zé)的的工作、工作完成的節(jié)點(diǎn)以及小組負(fù)責(zé)人。例如：領(lǐng)導(dǎo)組、活動(dòng)組等；確定組長、副組長、組員。

2、制定整體方案

制定大型慶典活動(dòng)策劃方案至少需要提前一到半個(gè)月的時(shí)間，方案的第一步就是成立慶典活動(dòng)策劃組，然后確定活動(dòng)主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員名單、主辦單位、協(xié)辦單位，活動(dòng)的時(shí)間流程、會(huì)場(chǎng)布置、后勤、機(jī)動(dòng)人員、活動(dòng)預(yù)算等內(nèi)容。

3、活動(dòng)預(yù)算

活動(dòng)預(yù)算包括：場(chǎng)地和設(shè)備租賃費(fèi)用、會(huì)場(chǎng)布置以及物料費(fèi)用、餐飲住宿費(fèi)用、交通費(fèi)用、禮品費(fèi)用、媒體慶典費(fèi)用、其他支持費(fèi)用金等。

4、確定活動(dòng)主題、時(shí)間、地點(diǎn)、主辦和協(xié)辦單位

需要格外注意的是，大型慶典活動(dòng)策劃中主辦單位一般由地方黨委、政府負(fù)責(zé)，企業(yè)一般擔(dān)任協(xié)辦單位；慶典活動(dòng)時(shí)間的確定要通過黨委和政府最終確定。

5、確定與會(huì)人員

人員名單包括邀請(qǐng)的政府領(lǐng)導(dǎo)、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、合作伙伴、媒體、企業(yè)其他人員等，提前確定主席臺(tái)就坐名單以及其他與會(huì)人員，慶典活動(dòng)當(dāng)天做好水牌。

6、活動(dòng)流程安排

簽到、開場(chǎng)介紹、重要嘉賓發(fā)言、活動(dòng)中場(chǎng)休息、頒獎(jiǎng)（如有需要）、互動(dòng)游戲以及表演等。合理安排流程，把控整個(gè)慶典活動(dòng)的時(shí)間。

7、會(huì)場(chǎng)布置

一般把布置的物料外包給廣告公司，場(chǎng)地搭建的材料外包給策劃公司，這部分需要提前一周以上時(shí)間確定會(huì)場(chǎng)的布置方案，并做出布置效果預(yù)覽圖，有修改意見及時(shí)提出并修改完善。

8、慶典活動(dòng)宣傳

宣傳物料包括橫幅、飄空，新聞稿、活動(dòng)背景海報(bào)、慶典活動(dòng)流程表、企業(yè)宣傳折頁、攝影攝像等，并提前確定渠道溝通發(fā)布慶典活動(dòng)信息、以及采訪相關(guān)事項(xiàng)。

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