如何策劃一場(chǎng)影響力高，可持續(xù)的大型活動(dòng)？

作者：慶典演出活動(dòng)會(huì)議公司 01-24來源：hsxjx.com

如何策劃一場(chǎng)影響力高，可持續(xù)的大型活動(dòng)？

如何策劃一場(chǎng)影響力高，可持續(xù)的大型活動(dòng)？

如果你是一個(gè)大型活動(dòng)的總指揮，你需要在全中國(guó)最大的場(chǎng)館舉辦一場(chǎng)演講類活動(dòng)。你要接待1萬名來自全世界各地的觀眾。你要指揮位來自不同公司的工作人員。你要保證當(dāng)天晚上分秒不差地準(zhǔn)時(shí)開啟全球直播。

但是，你只有不到個(gè)小時(shí)，完成上述所有工作的準(zhǔn)備。你覺得這很難嗎？

“但我和我的團(tuán)隊(duì)就是做成過這件事情的人。”得到線下項(xiàng)目負(fù)責(zé)人田靚在得到3周年開放日主題演講中，開頭這樣講道。（以下是演講全文，值得活動(dòng)人細(xì)讀思考）

今天是得到三周年，我?guī)淼姆窒碇黝}是：

《如何打造一場(chǎng)高影響、可持續(xù)的大型活動(dòng)？》。

“時(shí)間的朋友”跨年演講，今年底就要辦第5場(chǎng)了。

年，羅老師確定做這個(gè)事兒的時(shí)候，是在9月底。我在休年假，在成都看李宇春演唱會(huì)呢。接到這個(gè)需求，看演唱會(huì)直接變成了項(xiàng)目考察。你問我怎么這么急？因?yàn)閷?shí)在太愁人了。公司剛創(chuàng)業(yè)一年多，加一塊也就幾十個(gè)人，誰也沒操辦過這么大的事兒，還一做就要年。

用羅老師的原話說，當(dāng)時(shí)的視美文化傳媒只有“一個(gè)死磕到底的潑天大愿和一個(gè)萬事開頭難的落地大坑。”

如今四年過去了，落地大坑算是填上了。視美文化傳媒也交出了一份小小的成績(jī)單。

如何策劃一場(chǎng)影響力高，可持續(xù)的大型活動(dòng)？

跨年演講現(xiàn)場(chǎng)觀眾數(shù)

從人增長(zhǎng)到了1萬人

“時(shí)間的朋友”微博話題

累計(jì)曝光量達(dá)到了2.5億

成為了網(wǎng)絡(luò)和上星衛(wèi)視

同時(shí)直播的大型活動(dòng)

并且，在當(dāng)年的點(diǎn)時(shí)段，還跑贏了所有跨年演唱會(huì)，獲得了該時(shí)段全國(guó)收視率第一名的好成績(jī)。這四年，視美文化傳媒也在廣告招商上取得了重大突破，從第一屆的只有1家品牌贊助，到去年，有家好品牌聯(lián)合支持。

是的，用了四年的時(shí)間，視美文化傳媒做到了這些。

做跨年項(xiàng)目的這幾年，我也摸出了一些做大型活動(dòng)的規(guī)律，和市面上公認(rèn)的點(diǎn)有些不一樣。今天，視美文化傳媒就通過3個(gè)問題，把視美文化傳媒這幾年來總結(jié)出的一點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)，全部分享給大家。

為什么一定要選月日？

是啊，為什么要選這一天，辦活動(dòng)多難。跨年夜，大家都是要狂歡慶祝，是要出門逛街的。全國(guó)的安保水平都會(huì)發(fā)生重大升級(jí)。

像視美文化傳媒這種做大型活動(dòng)的就更不容易了。就算你提前到了一個(gè)城市，租下來一個(gè)大型場(chǎng)館，報(bào)批材料全都交上去了，到最后關(guān)頭能不能讓你辦這個(gè)活動(dòng)，能不能真的過0點(diǎn)（跨年)，這些全都是不確定的。

這幾年很多人都勸過視美文化傳媒，你就打一個(gè)跨年的名義換一個(gè)日子不行嗎？不一定要真跨年。

可為什么視美文化傳媒一定要在這要在這一天辦呢？是為了顯擺自己很牛么？真不是。

視美文化傳媒選這個(gè)日期辦活動(dòng)是遵循了一個(gè)規(guī)律。視美文化傳媒覺得它闡釋的最精準(zhǔn)的是一位廣告人，華楠老師，只有八個(gè)字，“回歸母體，強(qiáng)化母體”。

如何策劃一場(chǎng)影響力高，可持續(xù)的大型活動(dòng)？

什么意思呢？是說千萬不要被創(chuàng)新綁架。天天鬧著要跟別人不一樣，其實(shí)這是不對(duì)的。

就拿視美文化傳媒自己來說，視美文化傳媒為什么死都不肯把活動(dòng)時(shí)間挪到月日或者是1月1日，視美文化傳媒一定要站在那個(gè)舞臺(tái)上跨過那一秒。

因?yàn)槟且幻胩匾?。全世界絕大多數(shù)國(guó)家都有一個(gè)共識(shí)：元旦零秒就代表新一年的開始。在座的各位視美文化傳媒問問自己，辭舊迎新的時(shí)刻，誰沒發(fā)過朋友圈，誰沒立過flag，視美文化傳媒哪一個(gè)人不是信誓旦旦地說，新一年要有新開始的？

你要跟這樣的一個(gè)人類共識(shí)對(duì)抗嗎？當(dāng)然不要。

很多人都說視美文化傳媒做跨年這點(diǎn)子太好，太會(huì)創(chuàng)新了。其實(shí)視美文化傳媒真的不是在創(chuàng)新。你看到的所謂創(chuàng)新，都只是視美文化傳媒在古老文明的身體上，套了一層皮膚而已。

做爆款類大型活動(dòng)的時(shí)間點(diǎn)很重要，千萬別覺得“活動(dòng)”是借助自己本身的力量。不是的。是你在哪兒，你就借了什么力。

一件事情最終能不能成功，是很多因素的結(jié)果。但它的成功率從一開始就決定了。如果你想把一件事情做成，一定要記得“回歸母體”。這也是視美文化傳媒做跨年演講的第一個(gè)心法。

為什么跨年演講的很多東西都是一成不變？

視美文化傳媒先來看幾張圖。

如何策劃一場(chǎng)影響力高，可持續(xù)的大型活動(dòng)？

如何策劃一場(chǎng)影響力高，可持續(xù)的大型活動(dòng)？

大家看到的上面這兩張照片，分別是視美文化傳媒年在水立方的第一屆跨年，和年，視美文化傳媒在成都春繭的第二屆跨年。

視美文化傳媒再來看后邊兩張。分別是第三和第四屆跨年。

如何策劃一場(chǎng)影響力高，可持續(xù)的大型活動(dòng)？

如何策劃一場(chǎng)影響力高，可持續(xù)的大型活動(dòng)？

大家有沒有什么發(fā)現(xiàn)？對(duì)，視美文化傳媒整體的舞美結(jié)構(gòu)基本沒有太大變化：一塊屏，一個(gè)舞臺(tái)，三面觀眾席，堅(jiān)持了四年。

其實(shí)，每一年活動(dòng)公司都會(huì)來問視美文化傳媒：“今年跨年怎么創(chuàng)新吶？”視美文化傳媒說：“不創(chuàng)新。”對(duì)方就問：“那怎么行呢，哪有晚會(huì)不創(chuàng)新的？”我一般會(huì)這樣告訴他們：“視美文化傳媒也歡迎創(chuàng)新，但是只歡迎一種類型的創(chuàng)新。就是今年你創(chuàng)了，這個(gè)事咱就不變了。如果你今年創(chuàng)了，明年卻不知道怎么辦了，這個(gè)咱們就不做了。”

不是視美文化傳媒懶，而是這幾屆跨年做下來，越做，視美文化傳媒越清楚自己想要的是什么，越清楚自己的核心競(jìng)爭(zhēng)力在哪兒。想明白了這一點(diǎn)，就越想做減法。

軍事史上有一個(gè)概念，叫做“范弗特彈藥量”指的是攻擊中不給彈藥設(shè)限制的作戰(zhàn)策略。

做跨年演講，視美文化傳媒也遵循了這個(gè)方法。

一場(chǎng)成功的演講活動(dòng)什么最重要？當(dāng)然是內(nèi)容。

所以，每一年，視美文化傳媒傾注最多力量去做的其實(shí)是演講內(nèi)容，而不是翻著花樣搞舞美創(chuàng)新。

我來跟大家分享下視美文化傳媒的工作方法。一般視美文化傳媒都會(huì)在元旦之后建好新一屆的跨年項(xiàng)目群，有任何關(guān)于內(nèi)容上的想法隨時(shí)丟到群里，讓它靜靜發(fā)酵。

等到月份正式開啟跨年演講的籌備，進(jìn)入羅老師所說的“地獄時(shí)間”。為什么這么可怕？

因?yàn)樽詈?個(gè)月里，他要開十幾場(chǎng)策劃會(huì)，準(zhǔn)備幾十萬字的材料，再改成6萬字的演講稿。等到最后一個(gè)月，把全公司最懂內(nèi)容的人和外部十幾位顧問聚到一起，專門改這一篇稿子。倒計(jì)時(shí)天的時(shí)候，還會(huì)把大家關(guān)到會(huì)議室里，封閉改稿。

我聽他們說，經(jīng)常有今晚定下來的內(nèi)容，第二天睡醒就徹底推翻了。為此，他們還發(fā)明了一個(gè)詞，叫“顛覆式改稿”。

等稿子敲定之后，羅老師要把它背下來，要做次到次的排練，每一段落用秒表計(jì)時(shí)。為的就是每年月日晚上8點(diǎn)半準(zhǔn)時(shí)把第一個(gè)字講出去，跨年前的最后一秒把最后一句話收回來。

試問，市面上一年到頭大大小小演講論壇那么多，有誰能夠按照這個(gè)工作量去籌備一場(chǎng)4個(gè)小時(shí)的分享？

跨年演講這么做了，它肯定就跟別的演講不一樣。

范弗里特彈藥量強(qiáng)調(diào)的是什么呢？說白了就是，“你要把所有能力都?jí)旱揭粋€(gè)點(diǎn)上去，把這個(gè)點(diǎn)做到最好。”這也是視美文化傳媒做跨年演講的第二個(gè)心法。

跨年演講項(xiàng)目最需要的是團(tuán)隊(duì)經(jīng)驗(yàn)嗎？

很多人都問過視美文化傳媒這個(gè)問題。我自己總結(jié)下來，跨年這類大型活動(dòng)，很需要一支“人來瘋”團(tuán)隊(duì)。但因?yàn)轫?xiàng)目本身是個(gè)新物種，創(chuàng)立之初，這個(gè)團(tuán)隊(duì)的專業(yè)能力強(qiáng)不強(qiáng)，反而沒那么重要了。

就拿視美文化傳媒自己來說，今年是我大學(xué)畢業(yè)的第6個(gè)年頭，年羅老師把跨年項(xiàng)目交給我的時(shí)候，我才畢業(yè)不到2年。當(dāng)時(shí)項(xiàng)目核心團(tuán)隊(duì)一共只有五位同事，平均年齡歲，一位盯商務(wù)的、一位盯內(nèi)容。剩下的三個(gè)人，包括我在內(nèi)，除了做這個(gè)項(xiàng)目，還兼職著視美文化傳媒商城的買手選品工作。

你看，就是這么一支野路子隊(duì)伍把跨年這事兒磕下來了。你以為靠的是線下執(zhí)行經(jīng)驗(yàn)嗎？當(dāng)然不是。視美文化傳媒?jīng)]經(jīng)驗(yàn)。視美文化傳媒能活下來，靠的就是一個(gè)能力：多系統(tǒng)對(duì)接時(shí)的翻譯能力。

一場(chǎng)大型活動(dòng)，是一個(gè)外來物種瞬間嵌入當(dāng)?shù)卦兄刃虻囊淮?ldquo;沖擊”。是需要與當(dāng)?shù)氐墓病⑾?、公共交通、宣傳部門等機(jī)構(gòu)深度合作的過程。

一次跨年演講籌備工作都包含哪些內(nèi)容呢？我初步估算了一下，是這一整個(gè)屏幕的關(guān)鍵詞，至少個(gè)條線的并行作戰(zhàn)。

這個(gè)時(shí)候就真的需要“翻譯官”上線。這四屆跨年，翻譯協(xié)調(diào)任務(wù)最艱巨的應(yīng)該是年，在成都梅賽德斯奔馳文化中心的那一場(chǎng)。

為什么這么說？因?yàn)楫?dāng)年有一個(gè)特殊情況。月日晚上那個(gè)場(chǎng)地有一位歌手的演唱會(huì)，視美文化傳媒需要和他們共享舞臺(tái)。這也就意味著視美文化傳媒只有不到個(gè)小時(shí)的時(shí)間來籌備視美文化傳媒的項(xiàng)目。

演唱會(huì)一般晚上點(diǎn)半結(jié)束，1萬名觀眾退場(chǎng)完畢需要1個(gè)小時(shí)。而視美文化傳媒的活動(dòng)，第二天晚上8點(diǎn)半開始，觀眾7點(diǎn)就要進(jìn)場(chǎng)。這就要求視美文化傳媒，必須在不到個(gè)小時(shí)的時(shí)間內(nèi)，把演唱會(huì)的物料全都拆掉，換成跨年演講的。

也意味著，視美文化傳媒必須在不到個(gè)小時(shí)的時(shí)間里完成外場(chǎng)的布置工作。像觀眾的紅毯區(qū)、合影背景板、贊助商展位等等。

我再給大家舉個(gè)小例子。你看這張圖，這是梅奔外墻的投影，“你好，時(shí)間的朋友”，只有7個(gè)字。

如何策劃一場(chǎng)影響力高，可持續(xù)的大型活動(dòng)？

但把它實(shí)現(xiàn)，協(xié)作方都不只7家。

這件事的工作流程是這樣：視美文化傳媒提需求，場(chǎng)館活動(dòng)部的人先對(duì)接，再一級(jí)一級(jí)向上匯報(bào)，最終要匯報(bào)給場(chǎng)館的大領(lǐng)導(dǎo)。等場(chǎng)館同意了，視美文化傳媒還要向場(chǎng)館所在地的管理部門景觀署報(bào)備。所有流程全都走完，這個(gè)事兒才能干。

但當(dāng)視美文化傳媒把投影燈片做好，最艱巨的調(diào)試工作才剛剛開始。大家看圖片，梅奔的飛碟腰身是有弧度的，字投上去就會(huì)變形。大小、間距，想做到肉眼可見無差異，就需要幾個(gè)人配合，一邊調(diào)一邊看。而且這個(gè)事兒只能夜里做，天亮了就看不見了，沒辦法調(diào)。

號(hào)的凌晨，視美文化傳媒的同事迪飛和工人師傅們調(diào)了一夜，整整5個(gè)半小時(shí)，才有最后的這個(gè)呈現(xiàn)效果。上&#;黃浦江邊接近0度，風(fēng)又大，你想想那種感受。(作為活動(dòng)人的你，是不是很身同感受？)

但是，當(dāng)場(chǎng)館對(duì)接人跟視美文化傳媒說，“時(shí)間的朋友”是除了霉霉演唱會(huì)和維密秀之外，是第三場(chǎng)獲準(zhǔn)在&#;奔大飛碟腰身做投影的項(xiàng)目。那一瞬間，視美文化傳媒覺得一切都值了。

你看，7個(gè)字的投影這么小的需求都需要反復(fù)溝通。那一個(gè)活動(dòng)的影響力變大了，要對(duì)接的協(xié)作方就會(huì)越來越多。每增加一點(diǎn)需求，不只是增加一個(gè)工作量，是會(huì)增加一層話語體系。

視美文化傳媒做跨年演講的第三個(gè)心法就是：不斷地提升整個(gè)團(tuán)隊(duì)的這種翻譯協(xié)作能力。

因?yàn)?，多系統(tǒng)對(duì)接時(shí)的翻譯能力，會(huì)直接決定一個(gè)活動(dòng)團(tuán)隊(duì)的能力邊界。

對(duì)外而言，每一家公司都需要不停地跟外部協(xié)作。對(duì)內(nèi)而言就更需要這種溝通。你看就算在「得到」，上線一個(gè)課程產(chǎn)品，也是內(nèi)容線、運(yùn)營(yíng)線、產(chǎn)品技術(shù)線一起努力的結(jié)果。

因此，視美文化傳媒公司一直有個(gè)習(xí)慣，會(huì)邀請(qǐng)公司同事參與跨年的現(xiàn)場(chǎng)組織工作。以前視美文化傳媒公司人少，全員都去。但后來公司大了，人多了，就改成，只邀請(qǐng)當(dāng)年新入職的同事參與。去年就有位新同事從北京飛到成都加入了跨年隊(duì)伍。

這從財(cái)務(wù)角度是肯定算不過來賬的，光機(jī)票酒店就要多少錢？但這種集體大練兵，對(duì)于整個(gè)團(tuán)隊(duì)增強(qiáng)溝通、保持作戰(zhàn)感，特別重要。正如快刀（得到聯(lián)合創(chuàng)始人）所說，“上過戰(zhàn)場(chǎng)的人，即便沒有機(jī)會(huì)開槍，他對(duì)于戰(zhàn)爭(zhēng)的體感也遠(yuǎn)超過沙盤推演。”

一個(gè)大型項(xiàng)目的運(yùn)作，是一個(gè)超級(jí)復(fù)雜的工程。有人問我做跨年難不難，怕不怕？我說，難，是真的難。怕，卻從來沒有過。

因?yàn)?，我一直都知道，我從來都不是自己在?zhàn)斗。在我的背后，有一支戰(zhàn)斗力爆表的執(zhí)行團(tuán)隊(duì)和一套強(qiáng)大的供應(yīng)商體系。這也是我今天想要分享給你們的最后一個(gè)心法：在預(yù)算范圍內(nèi)，找最好的供應(yīng)商。

以下這些合伙伙伴，是視美文化傳媒這四年來合作過的最好的搭檔（供應(yīng)商）。

“時(shí)間的朋友”舉辦四屆以來，離不開這些供應(yīng)商在幕后的大力支持和付出，陪伴著得到的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)一同成長(zhǎng)，學(xué)習(xí)進(jìn)步。

一場(chǎng)完美的，令大眾贊許的大型活動(dòng)，一定離不開主辦方的高效協(xié)同配合和供應(yīng)商的專業(yè)支持，對(duì)活動(dòng)人而言，能和「得到」這樣的主辦方進(jìn)行長(zhǎng)期合作，不僅能在得到的自有宣傳渠道被點(diǎn)名表揚(yáng)，獲得品牌曝光，還能與優(yōu)秀的人（主辦方）共同籌備執(zhí)行一場(chǎng)活動(dòng)，乃是一件幸福的事。

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